Средните фирми, които според класификатора на Европейския съюз имат между 50 и 250 служители и/или между 10 и 50 млн. евро оборот, са сред най-бързо развиващите се компании. Разрастването им ги изправя пред много предизвикателства като разработване на нови пазари – вътрешни за страната и външни, справяне с конкуренцията, възприемане на нови бизнес модели и др.
Това изисква да променят или усъвършенстват своите управленски и счетоводни системи.
Така средните компании все повече откриват, че една базирана на облака система за планиране на ресурсите (ERP) е необходима за посрещането на много от тези сложни предизвикателства. Изследване на Gartner определя, че близо 30% от анкетираните средни фирми планират да възприемат ERP облачен софтуер (от който основен компонент трябва да е финансовото управление) в рамките на следващите три години, а други 20% от тях планират да приемат облачна ERP в рамките на 3 до 5 години.
Според Deloitte Consulting средният бизнес непрестанно се преоткрива за себе си и тези непрекъснати промени не трябва да изискват ново внедряване на системата за финансово управление, тъй като това може да е много скъпо.
Анализаторите съветват компаниите да избират мъдро облачното си ERP решение, тъй като не всяко предлага пълната функционалност и сигурност. Ако то не отговори на нуждите ви – в момента или по-вероятно на развитието ви в бъдеще, ще трябва да преминете отново през болезнен процес на внедряване на друго решение.
Най-напред всяка компания трябва да прецени дали наистина се нуждае от облачно решение. Готовността може да се определи чрез няколко основни параметъра.
Първият знак е: компанията има бърз растеж
Това означава, че транзакциите стават все повече и повече, което кара старата ви счетоводна система да се задъхва, а анализирането на електронните таблици с данни може да отнеме седмици или пък да включва много служители. Но това не е всичко – забавянето в разчитането на данните може да стане причина за бавна реакция на пазарните нужди, на искания от настоящи клиенти и на интереса на нови, както и за вземането на точни бизнес решения от страна на мениджмънта. Това ясно подсказва, че се нуждаете от по-сложни системи.
Вторият знак е: Наличната система/и не се справя
Старото ви счетоводство и другите системи не могат да се справят с нарасналите обеми данни и сложните взаимоотношения. Това налага кърпенето им, което забава развитието, увеличава времетраенето на един цикъл, както и грешките. Ръчното боравене с ордери, фактури, електронни таблици и т.н. също води до повече разходи за персонал.
Третият знак е: Затруднена отчетност и съответствие с регулациите
Вашата фирма трябва периодично да предава отчети. Около определените за това дати настава истинска лудница. Освен за стрес, това е предпоставка и за много грешки. Назначаването на повече счетоводители едва ли е най-доброто капиталовложение, тъй като това не са стратегически инвестиции и не носят възвръщаемост. Това изисква по-добър вътрешен контрол.
Четвъртият знак е: Бизнесът става международен
Много средни фирми все по-често се опитват да излязат на международния пазар. Това изисква доста по-сложен финансов софтуер, който трябва да се справя с различни валути, да посреща изисквания на международни стандарти, да отговаря на счетоводни изисквания в различни държави и т.н. Най-добре е да помислите за добро решение от доказан доставчик, който има достатъчно внедрени решения, с които да докаже, че може да посрещне не само текущите ви нужди, но и бъдещите.
Петият знак е: трябва ви сигурна и мощна системна интеграция
Новата облачна система трябва да се интегрира с наличните ви ИТ системи, като доставки, с1етоводство, продажби, човешки ресурси и т.н. Те всички правят записи в главната счетоводна книга и се отразяват на отчетността и анализа. Компанията също трябва да може да проследява целите процеси – например от поръчката, през фактурата до плащането. Това ще искат от вас и одиторите.
Ако новата система не се справи с интегрирането на старите, то тя ще създаде обърквания и проблеми. Накрая пак можете да се окажете с много различни системи с тази разлика, че те вече са в облака.
Професионалистите предупреждават също т опасността да работите с няколко доставчици на облачни услуги. Според проучване в сайта на TechTarget от 2013 г. 57% от средните компании, участвали в проучването, предпочитат решение за управление на финансите, базирано на облака, от един доставчик, вместо няколко услуги от най-добрите. С този подход се избягва скъпата интеграция, сложността на системите и управлението на няколко договора.
След като се уверите, че ви трябва облачно ERP решение, ще трябва да изберете такова. Как?
- Трябва да разберете най-напред, че това вече е услуга, а не внедряване на софтуер при вас.
- Трябва също да не мислите само за това, от което най-спешно се нуждаете – например управление на финансите. Много доставчици предлагат решения от край до край, така че вижте добре какво имат в портфолиото си.
- Основно изискване към финансовото управление е да осигурява стандартизиране на процесите и ефективност на работния поток, както и социално сътрудничество, анализи, лесно използване от неспециализиран персонал.
- Анализите да поддържат възможност за мобилен достъп с цел вземане на решения в реално време.
- Не забравяйте сигурността и надеждността и проучете възможностите на доставчика – колко е инвестирал в своите ИТ ресурси, за да защити вашите данни и да осигури надеждност на вашите операции. Те трябва да включват сложни мрежи, съоръжения за сигурност, възможности за бекъп и възстановяване, наличие на офиси в различни държави от интерес за вас, които да осигурят, че се поддържат всички местни закони и правила.