Системите за планиране на ресурсите на предприятието (ERP, Enterprise resource planning) са предназначени да предоставят данни, които да помагат на служителите да вземат по-добри и бързи решения, така че компанията да извършва основните си бизнес процеси по-ефективно, както и с по-малко разходи. ERP е сложно решение, но с развитието системите стават все по-лесни за ползване, а в случая на хоствани ERP системи и лесни за разгръщане в организацията. И все пак, ERP остават скъпи, отнемат много време за внедряване, което изисква и много планиране.
Преди да сте способни да изберете решение, трябва да помислите за бизнес целите на вашата организация, очакванията за ползите, които ще имате от ERP, и бизнес процесите, които ще бъдат интегрирани в ERP решението. Следващите 10 златни правила ще ви помогне да изберете най-подходящата ERP система за вашата организация:
1. Фокусирайте се върху ERP решения, които са насочени към изискванията на вашата компания
ERP пакетите са разработени според вида на индустриите и броя на служителите. Решенията за средния бизнес са с тенденция към по-усъвършенствани възможности от тези за малкия, а корпоративният клас пакети са най-сложните. Това е важно, за да изберете решение, което ще подкрепи различните функции на вашата организация, като например счетоводство или управление на инвентара. Някои пакети са специфично съсредоточени върху компании извън вашата индустрия и ще предлагат функции, които най-вероятно няма да са ви нужни.
2. Включете в оценките си решенията от типа софтуера-като-услуга (SaaS).
Пазарът на ERP по-бавно възприемаше SaaS решенията в сравнение с други видове бизнес софтуер, но те вече са жизнеспособна алтернатива на локално базираните решения. SaaS предложения като цяло имат по-ниска обща цена на притежание (TCO). Те също така са по-лесни за разгръщане от локалните решения и могат да бъдат внедрени по-бързо. Локалните решения също предлагат определени ползи, в това число по-голяма сигурност и контрол над вашите данни.
3. Претеглете силните и слабите страни на всеки потенциален ERP доставчик.
Разберете колко клиенти имат различните доставчици, какви са техните финансови резултати, и дали имат някакъв опит в индустрията ви. Попитайте за разнообразие на предложенията им, за пътните карти за развитие на техните продукти и как те могат да се адаптират към разрастването на фирмата ви. Не се страхувайте да задавате трудни въпроси и да искате честни отговори.
4. План за бъдещето.
Изберете ERP решение, което може да расте с вашата компания. Помислете не само за функциите, от които се нуждаете сега, но и за функциите, от които може да се нуждаете след шест месеца, година или пет години. ERP е дългосрочна инвестиция. Имате нужда от решение, което е достатъчно гъвкаво, за да обхване вашите развиващи се бизнес процеси и нови инициативи, а също така е достатъчно мащабируемо, за да се включат допълнителни потребители. Вие също трябва да бъде в състояние да добавяте нова ERP функционалност когато имате нужда от нея.
5. Оценка на вашата съществуваща мрежа.
Независимо дали ще изберете локално или облачно решение, ERP решението може да претоварва съществуващата ви инфраструктура. За локалното решение може да се наложи да закупите нов сървър, на който софтуерът ще може да работи. A SaaS решението може да изисква повече трафик, отколкото в момента поддържа мрежата ви. Уверете се, че вашата инфраструктура може да се справи с ERP решението, преди да го изберете.
6. Разгледайте другите бизнес предложения на всеки доставчик.
ERP често се продава заедно с решение за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM). Преценете дали имате намерение да разширите ERP с CRM, за да стесните набора от възможни доставчици. Например, ако изберете ERP решение на Oracle, след това пакетът Oracle PeopleSoft CRM ще бъде очевидния избор.
7. Изчислете вярно общата цена на притежание (TCO) на всяко ERP предложение.
Не забравяйте, че цената на софтуера или на месечния абонамент за SaaS е само първата част от покупката ви. Истинската ТСО на едно ERP решение включва и внедряването, и персонализирането, услугите по управление, обучение, допълнителен хардуер за локално решение или увеличаване на честотната лента за уеб базиран продукт, а дори и за допълнителен ИТ персонал.
8. Настоявайте за задълбочена демонстрация на ERP решението.
Много компании предлагат онлайн демонстрации на своите продукти, но те не са достатъчно дълбоки. Запознайте се с доставчика, за да получите пълна демонстрация, която ви позволява да изпитате използваемостта на всеки модул от решението. Включете служители от различни отдели, които ще използват ERP софтуера, за да оценят колко добре той ще поддържа различни бизнес процеси.
9. Помислете ERP консултант.
Като се имат предвид обхватът и разходите за прилагане на ERP, може да е добра идея да се наеме безпристрастен ERP консултант, който да ви помогне да определите изискванията на вашата компания и да реши дали дадено конкретно решение ги удовлетворява. Изключително важно е обаче този консултант да бъде обективен и също толкова добре осведомен за всички решения от вашия кратък списък, да има опит с ERP във вашата индустрия или за вашия тип организация.
10. Купете само модулите, от които се нуждаете.
ERP пакетите се продават като цялостни решения, но не е задължително да ги купувате по този начин. Вместо това, можете да закупите само модулите (или услугите), от които вашата организация се нуждае. Модулите се интегрират при внедряването, независимо дали става въпрос за първоначалната ви инсталация или за няколко месеца по-късно.